LOPD: Obligacions del despatx i el seu entorn

Genés Margarit
Consultor telemàtic
gmargarit@coettc.com

?

Un dels drets bésics que ofereix la Llei orgànica de protecció de dades és garantir que tots els interessats que subministren les seves dades personals, hauran de ser informats oportunament per part de qui se'n faci responsable.

La Llei defineix com a responsable de les dades aquell qui les recull. En l'àmbit de l'advocacia el responsable serà el bufet d'advocats o l'advocat, depenent si el professional exerceix en nom d'una firma o en nom propi davant del client. Tanmateix, l'obligació de notificar i inscriure l'existència d'una recollida de dades a la Agencia de protección de datos serà id?ntica en ambdés casos. Aquest procés representa un tràmit assequible que pot portar-se a terme amb poc més d'un mes.

Per obeir el deure d'informar, s'haurà de fer con?ixer a l'interessat els següents aspectes fonamentals: la raó de la recollida, les mesures de confidencialitat emprades, els drets que emparen l'interessat i quins seran els destinataris d'aquestes dades. D'altra banda, si no es recullen les dades personals directament de l'afectat, i per tant no se l'ha pogut informar oportunament, es disposa d'un termini de tres mesos per complir amb l'obligació d'informar-lo.

En un procés judicial, el client, que cerca assessorament jurídic, facilita totes les dades que el seu advocat li demana. Perquè, l´gicament, hi necessita dipositar tota la confian?a, i endemés el codi deontolàgicc, al qual es troba adscrit l'advocat, li'n dona garanties.

Potser el que no queda tan clar és el paper que prenen altres figures que intervindran i que necessitaran les dades del client. Com per exemple: p?rits (metges, arquitectes, enginyers, etc.), investigadors, advocats col·laboradors, procuradors, advocats contraris o treballadors del bufet, entre d'altres.

Aquest article repassarà com regularitzar la situació amb les anteriors figures i que, alhora, aquest fet no suposi un inconvenient per seguir oferint un servei ?ptim al client.

Quan l'advocat permet que un tercer accedeixi a les dades, la LOPD distingeix tres casos:

?? Usuaris autoritzats pel responsable del fitxer.

són considerats usuaris autoritzats, tots aquells treballadors del despatx que apareguin en el registre d'usuaris. La LOPD obliga, al responsable del fitxer, a mantenir actualitzats diferents registres; un d'ells és una llista amb la identitat de cadascun dels usuaris autoritzats. Els usuaris autoritzats seran tots aquells treballadors del bufet que, per al correcte desenvolupament de les seves tasques laborals, necessitin accedir a les dades personals emmagatzemades.

Figura 1. Usuaris autoritzats per accedir a les dades personals (són obligatòriament treballadors del despatx)

?? Entitats o individus que presten un servei al responsable de les dades, amb l'objectiu d'oferir l'Assistència legal a l'interessat.

són aquelles entitats que presten un servei necessari per al correcte funcionament del despatx. així doncs, podem diferenciar entre:

?? Nivell administratiu : gestories, notaries, entitats financeres.

Analitzant amb deteniment el cas d'aquelles entitats que prestin serveis a nivell fiscal o d'administració del despatx, cal remarcar que la LOPD és molt exigent en el fet que les dades que han de ser accessibles siguin exclusivament les indispensables.

Per exemple, la gestoria pot necessitar dades per realitzar la facturació del despatx, perà aquestes s'han d'oferir després de superar un procés de dissociació.

?L'art de la dissociació? és crucial per al sector de l'advocacia, ja que permet garantir la confidencialitat dels seus clients. Per exemple, en el cas de la gestoria, l'advocat podria oferir les hores minutades a l'interessat, perà sense identificar-lo. Aquest objectiu es pot aconseguir efica?ment si els programes informàtics preveuen aquesta possibilitat.

?? Nivell funcional : procuradors, p?rits, altres advocats col·laboradors.

El cas dels col·laboradors externs el diferenciarem en dos casos:

?? Si la figura és un procurador, l'agència ha deixat ben clar, en repetides ocasions, que el tractament de les dades podrá realitzar-se, per part del procurador, sense el consentiment de l'afectat, perquè entre l'advocat i el procurador sempre existir?, per defecte, una Relació negocial, laboral o administrativa.

?? Quan els col·laboradors siguin metges, enginyers o arquitectes, entre d'altres, s'haurà d'aconseguir un estatus similar al que existeix amb els procuradors. així es pot aconseguir realitzant un contracte de prestació de serveis on s'obligui la part receptora de les dades, a mantenir-les confidencialment i només durant el temps que sigui necessari per portar a terme el servei requerit; és a dir, realitzar un és proporcional de les dades.

Figura 2. Col·laboradors externs que reben dades personals dels clients

?? Entitats o individus als quals se'ls comuniquen les dades i que no estan directament vinculades amb els interessos de l'afectat.

En aquest cas, la cl´usula informativa hauria d'incloure, de manera ben visible, el nom de l'entitat que rebr? les dades; l'advocat hauria d'aconseguir el consentiment de l'afectat.

Figura 3. Terceres entitats que reben les dades personals dels clients

En un procés d'auditoria s'identifiquen totes les situacions anteriors; fins i tot aquelles que podrien semblar menys convencionals, com, per exemple, la subcontractació dels serveis de correspondència o de mailing (on la identitat dels afectats va inclosa obligatòriament).

Una auditoria també fa un seguiment proactiu dels canvis que pateix la legislació en protecció de dades i les diferents interpretacions que va fent l'Agència al llarg del temps. Per exemple, el despatx pot trobar-se sovint en la situació contr?ria; és a dir, que sigui l'advocat qui estigui oferint un outsourcing a una empresa client. Hi ha molts casos de despatxos, especialitzats en la branca del dret laboral, que acostumen a rebre les dades personals dels treballadors de l'empresa client. En els casos com l'anterior, on sigui impossible dissociar les dades, s'haurà de realitzar un contracte d' outsourcing amb les cl´usules LOPD oportunes i seguir els canvis de reglaments que poden esdevenir-se en els propers mesos. A tall d'exemple, si el reglament vigent diu que la dada del percentatge de discapacitat (inclés en les Númines) està considerada com una dada especialment protegida, en els propers reglaments, aquest factor pot veure's modificat i passar a ser considerada una dada de nivell bésic, alliberant així, molts despatxos d'assessorament fiscal i laboral, de la necessitat d'implementar mesures de seguretat extremes.

així doncs, es recomana a tots aquells despatxos i professionals que encara no hagin realitzat una auditoria de protecció de dades, que utilitzin les idees bésiques definides anteriorment per avaluar, encara que només sigui internament, la seva situació actual. I si ho consideren necessari s'aconsella rec?rrer a un expert en la matèria.

Article relacionat: Com s'hauria de comportar l'ordinador del despatx per acomplir amb la LOPD? (Núm. 31). Llegir article >>